Vergaderen de baas

In scholen wordt veelal een middag per week geen les ingeroosterd en dan dienen alle docenten te vergaderen. Het blijkt dat een middag per week te weinig is: de meeste mensen moeten kiezen tussen verschillende gelijktijdige verplichte vergaderingen. We moeten overleggen om samen een doel te bereiken, om het eens te worden, samen een besluit te nemen, draagvlak te krijgen voor een voorstel. Overleg is een kernbegrip in onze (Nederlandse) cultuur.

Vrijwel iedereen die ik ken, vindt vergaderen een noodzakelijk kwaad. We zijn ervan overtuigd dat we erbij moeten zijn. Dat we allemaal moeten meepraten en meebeslissen om tot goede, gedragen besluiten te komen. Vooral in de non-profit sector  leeft deze opvatting. Tegelijkertijd hebben we last van de hoeveelheid tijd en energie die vergaderen opslokt.

Vergaderen als belangrijke manier om processen goed te laten verlopen stamt uit de begintijd van de generaties die nu de baas zijn. Dat zijn de protestgeneratie (geboren tussen 1940 en 1955) en generatie X (geboren tussen 1955 en 1970). Een generatie deelt een aantal waarden, gevormd als ze zijn door hun opvoeders en de culturele en maatschappelijke omstandigheden van hun tijd. Iedere generatie heeft daardoor gedeelde sociale patronen, manieren van doen.

De protestgeneratie heeft vergaande democratisering in de maatschappij gebracht in een tijd zonder mobiele telefoon of internet. Toen waren overleg en vergaderen waaraan iedereen mocht meedoen, een verworvenheid. In de roemruchte jaren eind ’60 en ’70 realiseerde deze generatie een enorme uitbreiding en versterking van formele inspraak en mee-beslissing van alle geledingen in organisaties. Deze generatie is door pensionering jaar na jaar minder aanwezig in organisaties.

Generatie X neemt in alle sectoren nu de leiding over. Deze generatie is goed in verbinden, in het gebruik maken van verschillende kwaliteiten van mensen. Ook zij zijn opgegroeid zonder mobiele telefoons en internet. Overleg is een manier van verbinden van mensen om samen een goed product of dienst te maken. Generatie X is dan ook geneigd om vergaderingen en overleg in stand te houden. Ook al heeft iedereen – zijzelf incluis – vaak het gevoel dat er te veel wordt vergaderd.

Generatie Y (geboren tussen 1985 en 2000) weet niet beter dan dat iedereen aldoor makkelijk bereikbaar is. Overleg gaat snel, bijv. via whatsapp. Deze generatie houdt bovendien van actie; overleg vinden ze in het algemeen energieverslindend. Creëren door (samen) doen is hun motto. De generatie ertussen in, de pragmatische generatie, wil vooral dat hun werk leidt tot nuttig en zichtbaar resultaat. Het woord “draagvlak” gebruiken deze generaties niet.

We kunnen leren van jongere generaties. En generatie X, die zo graag verbindt, is daar zeker toe bereid. Ook de leden van de protestgeneratie, die – nu ze ouder zijn – graag hun steentje maatschappelijk blijven bijdragen, zijn geïnteresseerd in minder vergaderen en in andere vormen van contact.

Dit is een oproep aan jongere generaties om zich niet zwijgend aan te passen aan de vergadercultuur die hen niet bevalt. Je zult merken dat veel ouderen graag meegaan in minder vergaderen en het zoeken van andere vormen van onderling afstemmen.


2 responses to “Vergaderen de baas

  • Louis Steeman

    Mooie blog Marcella.
    Niet alleen herkenbaar maar ook een terechte oproep. Temeer omdat we de werkelijkheid creëren buiten de vergaderingen in onze dagelijkse ontmoetingen. De tijdelijke onderbreking, die een vergadering is, werkt doorgaans vooral vertragend.

    Louis

  • Eveline Karelse

    Vergaderen is nuttig en overleggen in teams is vaak noodzakelijk. De manier waarop is echter niet altijd even zinvol. Soms worden beslissingen als te veel top-down ervaren, ontbreekt een gevoel van urgentie of men vindt de vergaderingen langdradig. Dit kan weerstand oproepen bij de deelnemers. Medewerkers geven dit vaak niet direct aan, maar indirect: door weg te blijven of te laat te komen op vergaderingen. De rondvraag is soms een mijnenveld voor de voorzitter, omdat op dat moment (meestal dezelfde) medewerkers langdurig in discussie gaan over niet altijd even relevante onderwerpen. Op deze manier vergaderen is eigenlijk voor niemand leuk.
    Deze negatieve cirkel is te doorbreken, ook als daarvoor flinke interventies nodig zijn. Ik spreek nu als ervaringsdeskundige en deel mijn kennis hierover graag met anderen.
    Eveline Karelse

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: