In scholen wordt veelal een middag per week geen les ingeroosterd en dan dienen alle docenten te vergaderen. Het blijkt dat een middag per week te weinig is: de meeste mensen moeten kiezen tussen verschillende gelijktijdige verplichte vergaderingen. We moeten overleggen om samen een doel te bereiken, om het eens te worden, samen een besluit te nemen, draagvlak te krijgen voor een voorstel. Overleg is een kernbegrip in onze (Nederlandse) cultuur.
Vrijwel iedereen die ik ken, vindt vergaderen een noodzakelijk kwaad. We zijn ervan overtuigd dat we erbij moeten zijn. Dat we allemaal moeten meepraten en meebeslissen om tot goede, gedragen besluiten te komen. Vooral in de non-profit sector leeft deze opvatting. Tegelijkertijd hebben we last van de hoeveelheid tijd en energie die vergaderen opslokt.
Vergaderen als belangrijke manier om processen goed te laten verlopen stamt uit de begintijd van de generaties die nu de baas zijn. Dat zijn de protestgeneratie (geboren tussen 1940 en 1955) en generatie X (geboren tussen 1955 en 1970). Een generatie deelt een aantal waarden, gevormd als ze zijn door hun opvoeders en de culturele en maatschappelijke omstandigheden van hun tijd. Iedere generatie heeft daardoor gedeelde sociale patronen, manieren van doen.
De protestgeneratie heeft vergaande democratisering in de maatschappij gebracht in een tijd zonder mobiele telefoon of internet. Toen waren overleg en vergaderen waaraan iedereen mocht meedoen, een verworvenheid. In de roemruchte jaren eind ’60 en ’70 realiseerde deze generatie een enorme uitbreiding en versterking van formele inspraak en mee-beslissing van alle geledingen in organisaties. Deze generatie is door pensionering jaar na jaar minder aanwezig in organisaties.
Generatie X neemt in alle sectoren nu de leiding over. Deze generatie is goed in verbinden, in het gebruik maken van verschillende kwaliteiten van mensen. Ook zij zijn opgegroeid zonder mobiele telefoons en internet. Overleg is een manier van verbinden van mensen om samen een goed product of dienst te maken. Generatie X is dan ook geneigd om vergaderingen en overleg in stand te houden. Ook al heeft iedereen – zijzelf incluis – vaak het gevoel dat er te veel wordt vergaderd.
Generatie Y (geboren tussen 1985 en 2000) weet niet beter dan dat iedereen aldoor makkelijk bereikbaar is. Overleg gaat snel, bijv. via whatsapp. Deze generatie houdt bovendien van actie; overleg vinden ze in het algemeen energieverslindend. Creëren door (samen) doen is hun motto. De generatie ertussen in, de pragmatische generatie, wil vooral dat hun werk leidt tot nuttig en zichtbaar resultaat. Het woord “draagvlak” gebruiken deze generaties niet.
We kunnen leren van jongere generaties. En generatie X, die zo graag verbindt, is daar zeker toe bereid. Ook de leden van de protestgeneratie, die – nu ze ouder zijn – graag hun steentje maatschappelijk blijven bijdragen, zijn geïnteresseerd in minder vergaderen en in andere vormen van contact.
Dit is een oproep aan jongere generaties om zich niet zwijgend aan te passen aan de vergadercultuur die hen niet bevalt. Je zult merken dat veel ouderen graag meegaan in minder vergaderen en het zoeken van andere vormen van onderling afstemmen.
marcellablok 